از آنجایی که تقریبا تمام دستگاههای فتوکپی قابلیت پرینت و اسکن را دارا هستند.

الف ) یکی از موارد مورد نیاز برخی کاربران چاپ با کیفیت بر روی کاغذ های گرم بالا در تیراژ بالا است. متاسفانه هیچ یک از چاپگر ها و چندکاره های جوهر افشان توان چنین کاری را ندارند . بنابراین بهتر است یک دستگاه فتوکپی رنگی تهیه کنیم.این دستگاهها نیز کاغذ تا 170 – 180 گرم را با کیفیت بالا پرینت میگیرند . که با توجه به اینکه هزینه این دستگاهها بالاست در صورتیکه استفاده ما مقطعی باشد و یا از کاغذ سنگین تر استفاده می کنیم بهتر است کار چاپ خود را به چاپخانه بسپاریم .

ب ) چرا با وجود امکانات و سرعت برابر دستگاههای چندکاره لیزری و فتوکپی چرا دستگاههای فتوکپی قیمت بیشتری دارند؟ دستگاههای چندکاره در مقایسه با دستگاههای فتوکپی سرعت بیشتری دارند ولی توان ماهانه دستگاههای فتوکپی بسیار بیشتر است و یا ممکن است که ما در چند دقیقه تعداد بیشتری پرینت یا کپی با یک دستگاه چندکاره لیزری بگیریم ولی دستگاه فتوکپی ساعات متوالی طولانی تری در روز کار می کند به علاوه این که تونر های با حجم بسیار بالا و با قیمت مناسب تر مصرف میکنند و هزینه چاپ بسیار پایین تری دارند . به عبارتی اگر ما در روز بیش از 1000 برگ پرینت یا کپی داریم بهتر است یک دستگاه فتوکپی تهیه کنیم . اما اگر میزان کار روزانه ما کمتر از این مقدار است بهتر است به جای هزینه کردن برای یک دستگاه کپی با قیمت بالا یک چندکاره لیزری تهیه کنیم. دستگاه های فتوکپی رنگی قیمت هایی به مراتب بالاتر از دستگاهها فتوکپی سیاه و سفید دارند . اگر ما حجم کار بالایی کپی سیاه و سفید داریم و هر از گاهی نیز به چاپ رنگی نیاز پیدا کنیم یکی از راه ها، خرید یک دستگاه فتوکپی سیاه و سفید به همراه یک پرینتر جوهر افشان یا لیزری رنگی است . یکی دیگر از مزایای دستگاه فتوکپی داشتن تغذیه کننده کاغذ حجم بالا می باشد به علاوه اینکه برای استفاده در انتشارات آپشن هایی مانند سورتر کاغذ و منگنه زن و … نیز وجود دارد و یا به دستگاه ها اضافه می شود.

 

مشخصات فنی مهم در انتخاب و خرید دستگاه کپی :

 

تعداد کپی متوالی :

قابلیت کپی کردن نسخه های متعدد از یک برگ را گویند.

 

حداکثر چاپ ماهیانه :

شاید چیزی که بیشتر از سرعت باید به آن دقت کنیم حداکثر چاپ ماهیانه است. این عدد معرف نهایت قدرت دستگاه برای کار متوالی و سنگین است.

 

چاپ دورو :

اگر دستگاه این قابلیت را نداشته باشد باید صفحات را اول به ترتیب صفحات فرد پرینت کرده، همین دسته صفحه را پشت و رو کرده و صفحات زوج را پرینت کنیم.

 

حافظه:

برای مواردی که دستگاه ما در شبکه است و چند کاربر بصورت هم زمان پرینت ارسال می کنند دستگاه به حافظه ای نیاز دارد که کارها را در آن ذخیره کرده یکی یکی پرینتر بگیرد. همچنین در مواقعی که کاغذ درون دستگاه نیست دستور ارسالی درون حافظه نگهداری می شود تا ما کاغذ را درون کاست بگذاریم و start کنیم.برخی دستگاه ها علاوه بر حافظه ی رم دارای هارد هم می باشند که به ما اجازه می دهد فایل های خود را درون دستگاه فتوکپی نگهداری کنیم مستقیم برای اسکن یا پرینت ارسال کنیم و یا در بایگانی نگه داریم.

 

تغذیه کننده اتوماتیک کاغذ (فیدر یا ADF) :

شاید یکی از مهمترین مواردی که باید به آن توجه کنیم داشتن فیدر برای دستگاه است. دستگاه ما اگر فیدر نداشته باشد ناچاریم برای گرفتن اسکن و یا کپی برگه های کاغذ را یکی یکی روی شیشه ی دستگاه بگذاریم. ولی فیدر یا همان محفظه نگهدارنده کاغذ به ما اجازه میدهد که کاغذ ها را بصورت دسته ای در دستگاه قرار داده و برای کپی یا اسکن استارت کنیم. برای پرینت گرفتن دستگاه از داخل کاست کاغذ سفید را استفاده میکند .

 

RADF:

همان فیدر یا ADF است با قابلیت اسکن دوروی کاغذ که در نتیجه کپی و پرینت دورو هم دارد .

فینیشر تازن و منگنه زن :

معمولا بصورت آپشن به دستگاه اضافه می شود. فینیشر نسخه های مختلف را که توسط سورتر از هم جدا شدند، تا زده منگنه کرده و دسته بندی می کند.

مواد مصرفی:

اعدادی که معمولا بصورت استاندارد به عنوان حجم کارتریج و تونر درج می شود تنها برای پوشش رنگ 5% محاسبه شده است (یعنی اگر 5% یا 1/20 کاغذ شما با جوهر پوشیده شود با تعداد استاندارد کارکرد دارد) در نتیجه در عمل تعداد برگی که ما با تونر می توانیم پرینت یا کپی بگیریم برای متون خیلی کمتر از میزان درج شده است و برای چاپ عکس که در آن صفحات تمام رنگی داریم به مراتب کمتر.

دولوپر :

پودر دولوپر ماده مصرفی دیگری است که کار آن انتقال تونر یا پودر جوهر به درام است. دولوپر ها مصرف نمی شوند ولی پس از مدتی کارایی خود را از دست می دهند و باید تعویض شوند. این مدت معمولا طولانی است و شاید هر چند سال یک بار نیاز باشد تا  پودر دولوپر خود را تعویض کنیم. بنا بر این قیمت دولوپر در انتخاب ما چندان موثر نیست.

 

زمان تهیه اولین کپی:

زمانی است که اولین صفحه از دستگاه بیرون می آید. بعد از اولین صفحه بقیه صفحات با سرعت ذکر شده کپی گرفته می شوند.

 

سرعت چاپ :

با واحد ppm تعریف می شود و مشخص کننده تعداد برگ چاپ شده در دقیقه است.

 

دقت چاپ :

بر اساس dpi تعریف شده که مشخص کننده تعداد نقطه / پیکسل در اینچ است. هر چه این رقم بیشتر باشد کیفیت تصویر بیشتر است.ما کیفیت یک تصویر را با تغییر تنظیمات می توانیم تغییر دهیم. مثلا اگر در تنظیمات تصویر 1200*1200 را به 600*2400 تبدیل کنیم تصویر با کیفیت تر به نظر می رسد ولی مجموع پیکسل های تصویر را نمی توان تغییر داد.

 

اسکن به پست الکترونیکی :

امکان ارسال ایمیل از طریق خود دستگاه (البته اگر امکان شبکه را داشته باشد) را بدون استفاده از کامپیوتر و بصورت مستقیم را گویند .

 

چاپ خصوصی :

همان ارسال چاپ رمز گذاری شده است. در مکان هایی که دستگاه share شده یا متصل به شبکه است، شاید  مایل نباشیم فکس یا پرینت ما توسط دیگران دیده شود. دستگاه هایی که قابلیت رمز گذاری دارند به ما اجازه می دهند فایل خود را ارسال کنیم اما این فایل در حافظه چاپگر می ماند و تنها زمانی که ما کد را روی شماره گیر وارد کردیم بروی کاغذ چاپ می شود.

 

چاپ زمان بندی شده :

این قابلیت به ما امکان میدهد که پرینت خود ارسال کنید ولی دستگاه تا زمانی که ما تعیین کرده ایم از چاپ آن خودداری می کند.

 

چاپ پس زمینه :

تصویر یا لوگویی که ما برای چاپ پس زمینه انتخاب کرده ایم بروی تمام پرینت هایمان کمرنگ تر از متن درج می شود بدون آن که هر بار بخواهیم آن را در اسناد خود اضافه کنیم.

 

چاپ صفحات پشت جلدی و رو جلدی :

ما تعداد نسخه های مورد نظر خود را برای پرینت به دستگاه ارسال می کنیم و صفحه ای که برای پشت و روی جلد انتخاب کردیم بدون آن که هر بار دستور چاپ آن را بفرستیم در آغاز و پایان هر نسخه اضافه می شود.

 

چاپ در بایگانی الکترونیکی :

دستگاه هایی که دارای حافظه هارد هستند می توانند فایل ها را در بایگانی خود دستگاه (و نه کامپیوتر) پوشه بندی کرده، نگهداری کنند.

 

کاست کاغذ :

اگر حجم کاری بالایی داریم یا در ابعاد مختلف پرینت میگیریم، دستگاهی با چند ورودی کاغذ برای A4, A3, A5 و … لازم داریم. عموم دستگاههای کپی یک یا دو کاست کاغذ و یک کاست دستی (که برگ کاغذ را وارد آن می کنیم) دارند. ولی اگر برای ما این مقدار کافی نیست باید در صورت موجود بودن در بازار به دستگاه خود کاست کاغذ اضافه کنیم.

کاست دستی (By pass) :

ورودی دستی کاغذ است. اگر سایز کاغذی را به ندرت استفاده میکنیم می توانیم از کاست دستی به جای فیدر یا کاست که معمولا پر است از کاغذ هایی با سایز هایی که همیشه مورد نیاز هستند استفاده کنیم.

سورتر کاغذ :

این مورد معمولا بیشتر برای استفاده در انتشارات و یا کپی کردن جزوات کارایی دارد. دستگاه دارای سورتر کاغذ این قابلیت را دارد که بعد از اتمام هر نسخه ، نسخه بعدی را با کمی فاصله از نسخه قبلی کپی کند. به این ترتیب نسخه های متعدد پرینت یا کپی شده قابل جدا سازی هستند. برخی از ویژگیهائی که در خرید دستگاه فتوکپی : فتوکپی ها در دو نوع در بازار موجود می باشند , دستگاههای کپی کنسول و دستگاههای کپی رومیزی که انتخاب آنها کاملاً به کاربرد و استفاده ما بستگی دارد . دستگاه های رومیزی کاست های کاغذ کمتری دارند و همانطور که از نامشان مشخص است روی میز قرار می گیرند. در مقابل دستگاههای کنسول دارای میز چند کاست کاغذ و کاست دستی هستند .